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Worauf wir hinarbeiten
Vom leeren Kalender zum Soll-Plan

Im August habt ihr Vozinha beigebracht, wie euer Betrieb aufgebaut ist: Rollen, Kompetenzen, Schichttypen. Im September kommt der zweite Teil dazu – wann dieser Betrieb läuft.

Ihr hinterlegt euren Wochenrhythmus ein einziges Mal, und der Dienstplan weiß ab dann von selbst, welche Plätze zu füllen sind. Damit ist zum ersten Mal sauber definiert, was ein fertiger Plan überhaupt ist - und genau diese Definition braucht die KI, um ihn irgendwann allein zu schreiben.

Der Anspruch bleibt derselbe: einfach genug für den kleinsten Betrieb - schnell genug für die Klinik.

Schichtvorlagen - euer Wochenrhythmus, einmal hinterlegt NEU
Jeder Schichttyp bekommt ein Zeitfenster, aktive Tage und einen Bedarf. Daraus entsteht der Soll-Plan: Nur diese Plätze werden gefüllt. Zu finden in der Team-Struktur unter „Schichttypen".
  • Zeitfenster je Schichttyp: Start- und Endzeit gelten für alle aktiven Tage. Weicht ein einzelner Tag ab, wird er als Ausnahme hinterlegt.
  • Aktive Tage und Bedarf: Schnellauswahl „Mo bis Fr", „Nur Wochenende", „Alle Tage" oder „Jeden 2. Tag" - und je Tag bis zu zehn parallele Besetzungen.
  • Mindestbesetzung je Rolle: Wie viele Fachkräfte, wie viele Assistenzkräfte braucht eine Besetzung wirklich? Der Plan rechnet ab sofort damit.
  • Erforderliche Kompetenzen: Nur Personen mit allen ausgewählten Kompetenzen zählen als qualifiziert - etwa eine Zusatzqualifikation für den Nachtdienst.
  • Mehrere Standorte je Schichttyp: Ein Schichttyp kann für einen, mehrere oder alle Standorte gelten.
Wochenbedarf aller Schichttypen mit Engpasswarnung

Der Wochenbedarf auf einen Blick: Zeitfenster je Tag, Anzahl der Besetzungen, Stunden pro Woche - und oben die Warnung, wenn der qualifizierte Pool nicht reicht

Statisch oder rotierend - auch unregelmäßige Wochen sind planbar NEU
Entweder läuft jede Woche gleich, oder ihr hinterlegt einen Zyklus über zwei bis sechs Wochen. Vozinha weiß dann selbst, welche Woche gerade dran ist.
  • Woche A bis F: Jede Woche des Zyklus bekommt ihre eigenen Zeiten und ihren eigenen Bedarf.
  • Startwoche festlegen: Ihr bestimmt, in welcher Kalenderwoche der Zyklus beginnt - die Vorschau zeigt sofort, welche Woche wann läuft.
  • Vier Kennzahlen im Blick: Soll-Plätze pro Woche, Soll-Stunden pro Woche, geöffnete Tage und Engpässe.
  • Engpässe vor der Planung: Reicht der qualifizierte Pool für den hinterlegten Bedarf nicht, sagt Vozinha das im Voraus - inklusive der betroffenen Schichttypen.
Rotationszyklus mit Woche A bis D und Kennzahlen

Rotierender Rhythmus: Zyklus aus vier Wochen, Startwoche KW 36 - und die Vorschau, welche Woche in welcher KW gilt

Editor für einen Schichttyp mit Zeitfenster, Bedarf, Mindestbesetzung und Kompetenzen

Ein Schichttyp im Detail: Zeitfenster, aktive Tage mit Bedarf, Mindestbesetzung je Rolle und erforderliche Kompetenzen

Der neue Dienstplan - Zeilen nach Schichten oder nach Personen NEU
Der Wochenplan hat eine zweite Sicht bekommen. Ihr entscheidet, ob die Zeilen die Schichten sind oder die Personen: der Soll-Plan zum Füllen auf der einen Seite, die gewohnte Personenansicht auf der anderen.
  • Offene Plätze sind sichtbar: Jede Vorlage zeigt ihre Plätze, ein Klick auf „offen" schlägt die passenden Personen vor.
  • Fortschritt statt Bauchgefühl: „45 von 45 Vorlagen-Schichten offen" steht über dem Plan, je Rollengruppe zusätzlich der eigene Stand.
  • Filter nach Rolle und Kompetenz: Zusätzlich zum Schichttypfilter aus dem August.
  • Herkunft jeder Schicht: „Manuell angelegt" oder „Vorlagenzeit manuell geändert" - manuell ergänzte Schichten gehen im Soll-Plan nicht unter.
  • Warnungen direkt in der Zeile: Fehlende Kompetenz oder eine Besetzung unter der Mindestvorgabe fallen sofort auf.
Dienstplan mit Zeilen nach Schichten und offenen Vorlagen-Plätzen

Zeilen nach Schichten: offene Vorlagen-Plätze je Rollengruppe - und beim Klick die Kandidat:innen, die Rolle, Kompetenz und Verfügbarkeit mitbringen

Die KI plant in die Vorlage hinein NEU
Der KI-Vorschlag rät nicht mehr, welche Schichten gebraucht werden - er kennt sie.
  • Die Vorlage ist der Auftrag: Zeitfenster, Bedarf und die richtige Rotationswoche des geplanten Zeitraums fließen in den Vorschlag ein.
  • Besetzt wird nur, wer passt: Rolle, alle geforderten Kompetenzen, der Standort und die Verfügbarkeit werden geprüft.
  • Ehrliche Rückmeldung: Ein Platz, der nicht sauber besetzbar ist, bleibt sichtbar offen, statt irgendwie gefüllt zu werden.
Externe Systeme anbinden NEU
Vozinha lässt sich jetzt auch von außen auslesen: Eine Branchensoftware kann den aktuellen Dienstplan übernehmen, ein Auswertungs- oder BI-Tool die Schichten für eigene Kennzahlen abholen.
  • Zugang selbst erzeugen: Unter Einstellungen → REST API. Der Schlüssel wird genau einmal angezeigt und lässt sich jederzeit löschen oder ersetzen.
  • Nur der veröffentlichte Plan: Keine Entwürfe, keine Abwesenheiten, keine Vertrags- oder Zeiterfassungsdaten.
  • Saubere Zuordnung: Personen lassen sich über eine externe Mitarbeiter-ID mit eurem Fremdsystem verknüpfen. Dokumentation und technische Beschreibung könnt ihr an euren Anbieter weitergeben.
Passwort vergessen, selbst gelöst
Wer sein Passwort nicht mehr weiß, fordert direkt im Login einen Link per E-Mail an und vergibt ein neues - ohne Umweg über die Betriebsleitung.
Schutz beim Anmelden
Nach zu vielen Fehlversuchen wird ein Konto vorübergehend gesperrt.
Urlaub aus dem richtigen Vertrag
Bei mehreren Verträgen in einem Jahr wird der Urlaubsanspruch jetzt sauber der jeweiligen Vertragsperiode zugeordnet.
Sollstunden und Monatsbericht
Korrekturen an der Berechnung der monatlichen Sollstunden und am Excel-Export.
Feiertage
Der Weltkindertag in Thüringen wird ab 2019 korrekt als Feiertag geführt.
Bestehendes bleibt bestehen
Beim Umstieg auf Schichtvorlagen werden vorhandene Schichttypen nicht überschrieben. Neue AGB und AVV in der Fassung 4.0 sowie eine überarbeitete Bestellbestätigung liegen bereit.
Wie es weitergeht

Ein guter Plan ist mehr als eine gefüllte Tabelle: Er bringt die Anforderungen des Betriebs und die Wünsche im Team zusammen. Daran arbeiten wir als Nächstes. Mitarbeitende sollen ihre feste Verfügbarkeit hinterlegen können - wer kann montags grundsätzlich nicht - und darüber hinaus Wünsche für einzelne Wochen äußern. Beides fließt anschließend in die Planung und in den KI-Vorschlag ein. Sagt uns, wo euch der Plan heute noch Arbeit macht: Jedes Feedback fließt direkt in die nächste Runde ein.

ÄlterAugust 2026 - Auf dem Weg zum Dienstplan, den die KI schreibt

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