1. Tagesarbeitszeit berechnen
Die Grundformel lautet: Arbeitsende − Arbeitsbeginn − Pausen = Arbeitszeit. Der häufigste Fehler ist, die Pause zu vergessen: Pausen sind nach dem Arbeitszeitgesetz keine Arbeitszeit und werden von der Anwesenheit abgezogen.
Beispiel: Beginn 8:00 Uhr, Ende 17:00 Uhr, 45 Minuten Pause. Anwesenheit 9:00 Stunden, abzüglich 0:45 ergibt 8:15 Stunden Arbeitszeit. Bei Nachtschichten über Mitternacht addierst du 24 Stunden auf die Endzeit, bevor du subtrahierst – sonst kommt ein negativer Wert heraus.
2. Pausen richtig abziehen
§ 4 Arbeitszeitgesetz gibt die Mindestpausen vor. Sie richten sich nach der tatsächlichen Arbeitszeit, nicht nach der Anwesenheit:
| Arbeitszeit | Mindestpause |
|---|---|
| bis 6 Stunden | keine gesetzliche Pause |
| mehr als 6 bis 9 Stunden | 30 Minuten |
| mehr als 9 Stunden | 45 Minuten |
Die Pause darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Werktäglich sind grundsätzlich 8 Stunden erlaubt, ausnahmsweise 10 Stunden, wenn im Ausgleichszeitraum von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Schnitt 8 Stunden nicht überschritten werden. Nach Arbeitsende gelten 11 Stunden Ruhezeit.
3. Minuten in Dezimalstunden umrechnen
Die Lohnabrechnung rechnet dezimal, die Stempeluhr in Minuten. Die Umrechnung ist simpel: Minuten ÷ 60. Aus 8:15 werden 8,25 Stunden, aus 7:20 werden 7,33 Stunden, aus 6:45 werden 6,75 Stunden. Rechne nie 8:15 als 8,15 – das ist der Klassiker unter den Lohnfehlern und kostet über ein Jahr schnell mehrere Stunden pro Person.
4. Wochen- und Monatsarbeitszeit
Die Wochenarbeitszeit ist die Summe der Tageszeiten. Für das Monatssoll gilt der Umrechnungsfaktor 4,348: ein Jahr hat 52,18 Wochen, geteilt durch 12 Monate. Also:
Monatssoll = Wochenstunden × 4,348
Bei 40 Wochenstunden sind das rund 173,9 Stunden im Monat, bei 30 Stunden rund 130,4 und bei 20 Stunden rund 87,0 Stunden. Manche Betriebe rechnen stattdessen mit den tatsächlichen Arbeitstagen des Monats × Tagessoll – beides ist zulässig, es muss nur einheitlich und schriftlich geregelt sein.
5. Teilzeit und Tagessoll
Tagessoll = Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche. Wer 30 Stunden auf vier Tage verteilt, hat ein Tagessoll von 7,5 Stunden. Wichtig bei Urlaub und Krankheit: Angerechnet wird das Tagessoll, nicht ein pauschaler Achtstundentag – sonst entstehen automatisch falsche Salden.
6. Überstunden und Saldo
Saldo = Ist-Stunden − Soll-Stunden im selben Zeitraum. Ein Plus sind Mehrstunden, ein Minus Minderstunden. Damit der Saldo belastbar bleibt, braucht es drei Dinge: eine lückenlose Erfassung, eine klare Regel zum Ausgleich und eine Ober- und Untergrenze im Arbeitszeitkonto. Kranktage dürfen den Saldo nicht belasten – für sie wird das Tagessoll gutgeschrieben.
7. Rechenbeispiel aus dem Schichtbetrieb
Eine Mitarbeiterin arbeitet Montag bis Freitag von 6:30 bis 15:15 Uhr mit 30 Minuten Pause. Anwesenheit 8:45, minus Pause ergibt 8:15 = 8,25 Stunden pro Tag. Über fünf Tage sind das 41,25 Stunden; bei einem Vertrag über 40 Wochenstunden entstehen also 1,25 Plusstunden pro Woche – rund 5,4 Stunden im Monat. Ohne Erfassung fällt so etwas erst auf, wenn das Konto längst überläuft.
Fazit
Die Formeln sind überschaubar, der Aufwand entsteht durch die Wiederholung: jeden Tag, für jede Person, über jeden Monat. Genau das übernimmt eine digitale Zeiterfassung – sie zieht Pausen automatisch ab, rechnet dezimal, führt den Saldo mit und liefert am Monatsende den Bericht fürs Lohnbüro.
Rechtlicher Rahmen: Arbeitszeitgesetz §§ 3, 4, 5; Teilzeit- und Befristungsgesetz. Angaben ohne Gewähr, im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen lassen.