Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten kosten jeden Monat Arbeitszeit, nur steht die Zahl nirgends. Dieser Rechner legt 25 wiederkehrende Aufgaben aus sieben Bereichen offen, rechnet sie auf deine Teamgröße hoch und stellt sie den Kosten für Vozinha gegenüber. Alle Annahmen sind sichtbar und änderbar.
Ein paar Angaben genügen. Wenn du eine nicht kennst, lass den Vorschlagswert stehen. Er beschreibt eine durchschnittliche Praxis oder einen durchschnittlichen Betrieb.
Stunden pro Monat, aufgeteilt nach Bereich. Der orange Teil jedes Balkens bleibt Handarbeit. Software nimmt niemandem die Entscheidung ab, nur das Zusammensuchen davor.
Ein unfairer oder unzuverlässiger Dienstplan ist einer der häufigsten Kündigungsgründe in Schichtberufen. Das lässt sich nicht seriös als feste Ersparnis behaupten. Deshalb steht es hier getrennt, mit sichtbaren Annahmen, und fließt nur in die Rechnung ein, wenn du es einschaltest.
Abgänge pro Jahr × Anteil, bei dem der Dienstplan mitverantwortlich ist × Anteil davon, der durch bessere Planung vermeidbar wäre × Kosten einer Nachbesetzung. Die mittleren beiden Werte sind Schätzungen, bewusst niedrig angesetzt.
Jede Zeile lässt sich abschalten, jede Automatisierungsquote überschreiben. Wenn eine Annahme für deinen Betrieb nicht stimmt, ändere sie. Die Zahlen oben rechnen sich sofort neu.
| Aktiv | Aufgabe | Mal / Jahr | h / Mal | h / Jahr | Automat. % | h gespart | € gespart / Jahr |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Summe |
Damit du die Rechnung jemandem vorlegen kannst, der sie hinterfragt, und damit du die Zahlen selbst nachrechnen kannst.
Wie viele Personen euer Team innerhalb eines Jahres verlassen, im Verhältnis zur durchschnittlichen Teamgröße. Elternzeit und befristete Aushilfen zählen üblicherweise nicht mit.
Nicht der Nettolohn, sondern die Vollkosten: Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile, geteilt durch die tatsächlichen Jahresarbeitsstunden. Es geht um die Zeit der Person, die den Plan macht: meist Inhaberin, Praxis- oder Teamleitung.
Der Anteil der Sollarbeitstage, der krankheitsbedingt ausfällt. Er steuert hier nur eine Position: das kurzfristige Nachbesetzen am selben Tag, die teuerste Art von Planänderung.
Der Anteil einer Aufgabe, den die Software abnimmt. Nie 100 %, entscheiden muss weiterhin ein Mensch. Hoch ist sie dort, wo es ums Sammeln und Nachrechnen geht; niedrig, wo Abwägung nötig ist.
Vollkosten sparen heißt: die Stunde wird nicht mehr gebraucht, die Kosten fallen weg. Konservativ, gut belegbar. Zeit am Kunden heißt: die Stunde wird umgewidmet und bringt Deckungsbeitrag. Meist die größere Zahl, aber nur so viel wert, wie tatsächlich umgewidmet wird. Die beiden lassen sich nicht addieren: dieselbe Stunde kann nicht zweimal wirken.
Der Wert der zurückgewonnenen Zeit geteilt durch die Kosten für Vozinha im selben Zeitraum. Ein Wert von 10 heißt: für jeden eingesetzten Euro kommen zehn Euro Arbeitszeit zurück.
Wie viel einer ganzen Stelle die Verwaltung bindet, gerechnet mit 160 Arbeitsstunden im Monat. Diese Zahl überzeugt oft mehr als der Eurobetrag, weil sie zeigt, was sonst mit der Zeit passieren könnte.
Drei Effekte lassen sich ohne echte Betriebsdaten nicht seriös beziffern. Jeder einzelne wäre vermutlich größer als die Zahl oben. Deshalb stehen sie hier als Text und nicht in der Rechnung.
Fehler laufen in beide Richtungen: bezahlte Stunden, die nicht gearbeitet wurden, und gearbeitete Stunden, die nie bezahlt wurden. Die zweite Sorte wird zur Verbindlichkeit in der Bilanz und im Streitfall zum Risiko.
Das ist der einzige der drei Punkte, der sich später messen lässt: aus der Differenz zwischen geplanter und gestempelter Zeit in den Monaten nach der Einführung.
Urlaub, der niemandem auffällt, bis er verfällt, oder bis er zum Jahresabschluss als Rückstellung gebraucht wird und niemand die Zahl hat. Beides ist stiller Aufwand, der erst sichtbar wird, wenn es zu spät ist.
Eine weiche Annahme in eine harte Rechnung zu mischen, macht die harte Rechnung angreifbar. Wer den Fluktuationseffekt anzweifelt, zweifelt anschließend auch die Stunden an, und die sind gut belegbar.
Deshalb steht die Fluktuation als eigener Block mit einer Break-even-Aussage statt einer Prognose: nicht „das spart dir X Euro", sondern „die Software muss alle X Jahre eine einzige Kündigung verhindern, damit sie sich allein dadurch trägt".
Jede Aufgabe hat eine Häufigkeit, einen festen Grundaufwand und einen Aufwand je Mitarbeitendem. Jahresstunden sind Häufigkeit × (Grundaufwand + Aufwand je Person × Teamgröße). Kleine Teams tragen also den Grundaufwand, große Teams zusätzlich die Prüfarbeit pro Kopf.
Das Planbauen kostet zusätzlich 0,6 h je weiterem Standort. Das kurzfristige Nachbesetzen skaliert mit dem Krankenstand, das Einrichten von Ein- und Austritten mit der Fluktuation.
Die Vorschlagswerte beschreiben einen Betrieb, der heute in einer Tabelle plant und über eine Messenger-Gruppe kommuniziert. Wer bereits digital stempelt, sollte die Quoten bei der Zeiterfassung senken; wer auf Papier plant, darf sie erhöhen.
Vozinha ist für Teams bis fünf Personen kostenlos nutzbar. Keine Einrichtungsgebühr, keine Module.